Onderzoeken: zorgen over continuïteit en veiligheid

Het hoofd I & A (Informatie & Automatisering) maakte zich zorgen over de continuïteit en de veiligheid van haar bedrijfskritische Klein Chemisch Afval (KCA) DOS-applicatie. Doordat de Leverancier van deze applicatie stopte met het ondersteunen van de DOS-applicatie was het namelijk niet meer mogelijk om updates uit te voeren. Circulus-Berkel ging op zoek naar een vervangende applicatie, maar in de markt was er geen vervangende standaard software te vinden. Zij besloten daarom op de DOS-applicatie na te bouwen.

Samen hebben wij de stip aan de horizon geplaatst: vervanging van de DOS-applicatie op basis van een webapplicatie, gekoppeld aan de aanwezige active directory op basis van de modernste technieken. Hierbij mag de interne organisatie zo min mogelijk belast worden. En de nieuwe webapplicatie moet herkenbaar zijn in het gebruik, zodat medewerkers niet alles opnieuw hoeven te leren.

Organiseren: belangrijke rol voor gebruikers

De oude DOS-applicatie was als een eiland in de stille oceaan. Zonder andere applicaties in de buurt waar contact mee gemaakt kon worden. Hierdoor werden veel handelingen handmatig en dubbel verricht, zoals bijvoorbeeld de facturering. Dit was inefficiënt en de kans op fouten was groot!

De medewerkers bij Circulus-Berkel wilden blijven werken zoals ze al werkten met minimale wijzigingen in de processen, maar dan wel volledig geautomatiseerd. Om dit te realiseren speelden de gebruikers van de applicatie een belangrijke rol in het gehele ontwikkelproces, van plan tot uitvoering. Om alles goed in beeld te krijgen, zijn we met de gebruikers in gesprek gegaan en hebben we het gehele proces nauwgezet en gezamenlijk nagespeeld. Zo ontdekten we wat goed was aan de applicatie en wat kon worden verbeterd. Ook is er nadrukkelijk gekeken naar welke functies er wel of niet gebruikt werden. Hierdoor is er nu een veel lichtere webapplicatie ontwikkelt, wat winst is voor Circulus-Berkel en haar gebruikers.

Ontwikkelen: KCA webapplicatie met meer voordelen en gemak

Er is een nieuwe interface ontwikkeld met voor de gebruikers een herkenbare structuur en flow. Overbodige schermen en functionaliteiten zijn verwijderd. De focus lag met name op het gebruikersgemak bij het invoeren van gegevens. De KCA webapplicatie is nu beschikbaar op tablet, waardoor alle gegevens direct kunnen worden ingevoerd. Lever je nu klein chemisch afval in bij Circulus-Berkel, dan teken je direct via de tablet voor akkoord. Hierdoor en door de koppeling met de Exact Globe administratie loopt de facturatie ook volledig automatisch. De foutmarge is nu laag en de efficiëntie is enorm verbeterd.

Een groot pluspunt van de KCA webapplicatie is dat het gebruikersbeheer, via een koppeling met de active directory, op een centrale plaats wordt geregeld. Deze koppeling heeft het mogelijk gemaakt een Single Sign-On (afgekort SSO) functionaliteit te implementeren. Op basis van de gebruiker zijn werknemersprofiel, op het interne domein, wordt zijn rechtmatigheid gecontroleerd en al dan niet toegang verschaft tot de KCA webapplicatie. Ook op het reeds ontwikkelde intranet van Circulus-Berkel vinden de medewerkers met toegang tot de KCA webapplicatie een doorverwijzing, waarmee zij automatisch worden ingelogd.

Daarnaast is de communicatie met de brandweer geïntegreerd in de webapplicatie. Zij moeten namelijk in verband met de brandveiligheid elke dag precies weten wat er op het depot staat. Wettelijk is het ook vereist dat er een rapportage aanwezig is voor de brandweer, deze wordt nu afgedwongen via een standaard functionaliteit, waarbij de task manager een proactieve melding naar de KCA gebruikers uitstuurt als het rapport niet wordt opgemaakt.

Gebruikte technieken: VueJS, Spring backend, OTAP en Cypress

Optimaliseren: gebruikerservaringen brengen webapplicatie verder

Het is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke webapplicatie, die herkenbaar is in het gebruik. Om te blijven voldoen aan de wensen van de gebruiker, blijven we de ervaringen van de gebruikers ophalen. Hun input is de basis voor een verdere optimalisatie van de KCA webapplicatie. Momenteel wordt de KCA webapplicatie gebruikt bij het KCA-depot in Apeldoorn, na optimalisatie zal de KCA webapplicatie bij de diverse milieustraten worden ingezet.