Onderzoeken: online overzicht en focus

Om overzicht te behouden en focus aan te brengen is het project opgesplitst in twee delen: 

1. De CRM-applicatie
2. Intranet + website

Beide projecten zijn gestart met een strategische sessie. Dit had als doel om een duidelijker beeld te krijgen van de wensen en eisen voor de CRM-applicatie en het intranet + website. Door de komst van Covid-19 was het niet mogelijk voor de leden van het projectteam om elkaar in levenden lijve te ontmoeten. De strategische sessies vonden dan ook in zijn geheel online plaatst. Op basis van de Event Storming methodiek zijn alle projectdoelen, DNA, gebruikers, processen, concurrenten en de customer journeys in beeld gebracht.

Organiseren: van handmatig naar geautomatiseerd

Gezamenlijk hebben we de belangrijkste handmatige processen in beeld gebracht. Dit om deze vervolgens te optimaliseren, om ze vervolgens te kunnen automatiseren. In onze blog lees je hier overigens meer over. De processen zijn vervolgens uitgewerkt in flows en wireframes net als de informatie die opgehaald was tijdens de strategische sessies. De flows en wireframes zijn vervolgens uitvoerig besproken om zo zeker te weten of alles compleet en naar wens is.

De uitdaging voor deze case lag in het koppelen van de CRM-applicatie middels een API met de Craft website/Intranet. Daarnaast waren er twee soorten klantstromen waar rekening mee gehouden diende te worden: de leden en de niet-leden.

Ontwikkelen: contact via API’s

Voor het ontwikkelen van de CRM-applicatie diende uiteraard de door ons ontwikkelde Backoffice framework als basis. Veel bestaande functionaliteiten zijn hieruit gebruikt en gepersonaliseerd naar de wensen van de ledenorganisatie. Endpoints werden klaargezet voor de API-koppeling met het Craft-cms, waar het intranet en de website in is ontwikkeld. Andersom werd er vanuit het Craft-cms connectie gemaakt met de endpoints. Via de API worden o.a. inschrijfgegevens en login gegevens verstuurd. Ook worden overzichten van leden meegestuurd, welke echter niet voor ieder lid inzichtelijk is. Trainingen en webinars voor de leden worden rechtstreek via de API op de website geplaatst. Hier kunnen leden en niet-leden zich geheel geautomatiseerd inschrijven voor een training of webinar. Het CRM-systeem houdt het aantal inschrijvingen bij en communiceert met de website het aantal nog beschikbare plaatsen. Via de CRM-applicatie is het mogelijk om verschillende overzichten te uploaden naar een Excel-file. Nieuwe leden worden geregistreerd in de CRM-applicatie en geaccordeerd door de ledenadministratie.

Gebruikte technieken: Backoffice VUE.js, Java Spring boot, Craft CMS.

Optimaliseren: doorgaan met automatiseren

De eerste stappen zijn gezet en de CRM-applicatie, het intranet en de website zijn inmiddels volop in gebruik. De volgende stappen bestaan uit het verder optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Zo is inmiddels al een e-mailfunctionaliteit toegevoegd aan de CRM-applicatie. Hierdoor is het mogelijk om rechtstreeks vanuit het CRM leden rechtstreeks te mailen per individu of in een bulk geselecteerd op type lidmaatschap.