Onderzoeken: bedrijfsproces volledig geautomatiseerd

Triple C is in Nederland het eerste au pair bureau dat gastgezinnen is gaan ondersteunen met de door hun zelfgekozen au pairs. Alles wat Triple C doet en voor staat, is in het teken van ‘keuzevrijheid en ontwikkeling’ van de au pairs.

Als au pair bureau heeft Triple C te maken de IND (immigratie en naturalisatiedienst), wat inhoudt dat zij de wettelijke verplichting hebben om een compleet dossier van het gastgezin en de au pair te voeren. Dit brengt een hoop administratief werk met zich mee. Triple C wilde schaalbaar worden - met dezelfde mensen meer werk doen - en foutloos werken en had daarom de behoefte om haar bedrijfsproces vergaand te automatiseren. De stip aan de horizon luidde dan ook als volgt: het bedrijfsproces is volledig geautomatiseerd, waardoor de organisatie schaalbaar doorgroeit.

Organiseren: automatiseren van bedrijfsproces

De reis van Triple C, naar haar stip aan de horizon, is in overzichtelijke stappen ingericht. De eerste stap was het vastleggen van documentatie en dossiervorming. Een logisch vertrekpunt, daar kon direct de eerste winst worden behaald. En met al deze gegevens bij de hand, was de volgende stap het stapsgewijs automatiseren van het bedrijfsproces. Keer op keer kwam er een nieuwe functionaliteit beschikbaar die Triple C direct in gebruik kon nemen. Hierdoor kon er op basis van voortschrijdend inzicht input worden verkregen voor de volgende fase met als gevolg een uniek passende maatwerk webapplicatie..

Ontwikkelen: webapplicatie uniek in haar soort

Triple C heeft haar stip aan de horizon bereikt en heeft hierdoor een unieke maatwerk webapplicatie - AVG Proof - in handen. Er is geen andere webapplicatie die het au pair proces zo ondersteunt en automatiseert, het echt schaalbaar maakt en inricht zoals de IND dit vereist. Een webapplicatie die bestaat uit drie delen: een front-end voor het gastgezin, een front-end voor de au pair en de CRM backend voor Triple C.

Waar voorheen Triple C zelf moest administreren of alle aan te leveren documenten door het gastgezin waren ontvangen, wordt dit nu online geautomatiseerd bijgehouden en verzameld. Ook de au pair beheert online haar eigen dossier. Hierdoor is het mogelijk om de match tussen een gastgezin en een au pair op basis van een volledig dossier direct te maken. Om het dossier volledig en actueel te houden zijn er geautomatiseerde triggers ingebouwd om taken geautomatiseerd uit te voeren. Triple C krijgt hierdoor bijvoorbeeld automatisch een bericht, wanneer er actie van haar wordt verwacht.

Optimaliseren: een branche webapplicatie

Blijven onderzoeken welke mogelijkheden en kansen er nog meer liggen, is het vervolg van deze reis. Zo is er inmiddels een geautomatiseerd follow up inrichting beschikbaar in de webapplicatie. De IND vereist namelijk dat er gesprekken plaats vinden met de gastgezinnen en de au pairs om te inventariseren hoe alles verloopt, ook wel follow up gesprekken genoemd. Beide partijen kunnen in de applicatie aangeven wanneer deze afspraak hun het beste past, waarbij er bijvoorbeeld rekening wordt gehouden met tijdzones.

Samen met Triple C zijn wij nu bezig om deze unieke webapplicatie als een branche standaard neer te zetten. Een mooie vervolgstap, waar wij trots op zijn!